C2768 - ¿Cómo hacer una importación en Excel Calc de los Departamentos contables?

¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc de los Departamentos contables?

La aplicación permite importar información para la creación de los Departamentos contables desde un archivo Excel / Calc.

Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.

Realizar copia de seguridad

Este proceso consta de tres pasos:

1. Creación de la hoja de cálculo

2. Importación

3. Comprobación de la importación

1. Creación de la hoja de cálculo

Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > desplegable del icono Archivos > opción .XLSX / .XLS (utilizando Microsoft Office Excel^®).

En la nueva ventana, pulsa el enlace Descargar documentación técnica sobre la importación, para ver la estructura y características necesarias.

La hoja de cálculo debe llamarse DEP.xlsx / xls o DEP.ods y tener la estructura que se indica en el documento PDF de importación.

Entre los requisitos se encuentran los siguientes:

• Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto la columna A que es un campo índice obligatorio.
• Ten en cuenta que la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
• Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
• La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
  • A: Alfanumérico (p. ej: Curso de administración)
  • N: Numérico entero (p. ej: 100)
  • ND: Numérico con dos decimales como máximo (p. ej: 100,25)
  • Fecha: debe tener este formato DD/MM/AAAA (p. ej: 01/01/2000)

A continuación, se muestra un ejemplo de un fichero DEP.

A continuación, puedes descargar una plantilla de la hoja de cálculo con la estructura necesaria para ayudarte en la realización del fichero de importación.

Plantilla de DEP.xlsx

Plantilla de DEP.ods

Una vez elaborado el archivo, guárdalo en una carpeta de tu ordenador.

2. Importación

En la ventana Ficheros .XLSX / .XLS, localiza el apartado Especifica la carpeta del origen de los datos e informa los campos:

• Ubicación: especifica la carpeta que contiene la hoja de cálculo.
• Fila inicial: indica la fila del primer apunte a importar del Excel (en el ejemplo mostrado anteriormente, es la fila nº2).

En el apartado Especifica las opciones y los ficheros a importar encuentras dos casillas:

• Cambiar la extensión de los ficheros a .bak al concluir la importación: esta casilla modifica la extensión del fichero cambiando a .bak para no volver a importar el fichero por error.
• Chequeo de registros duplicados: al activar esta casilla, si ya existe un registro con el mismo código, será sustituido por los datos indicados en el fichero.

Por último, en el apartado Ficheros auxiliares, activa la casilla de verificación Departamentos contables.

Antes de proceder con la importación, puedes acceder al botón Comprobar ficheros por si existen errores. Una vez comprobado, pulsa el botón Aceptar.

3. Comprobación de la importación

Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Analítica > grupo Contabilidad departamental > desplegable del icono Estructura > opción Estructura.

Comprueba que se muestran los departamentos contables importados, contenidos en el fichero DEP.

Puedes consultar un departamento contable accediendo al grupo Mantenimiento > desplegable del icono Modificar > opción Modificar.

Recuerda que, en el caso de haber importado además el fichero SDE de los Subdepartamentos contables, al consultar un departamento contable, se muestran los subdepartamentos asociados a cada uno.