C041 - Instrucciones para la Legalización de Libros

Instrucciones Legalización de libros

La aplicación permite preparar los libros oficiales para su legalización a través del programa Legalia2.

Puedes descargar este programa y encontrar información sobre su uso en la web del Registro Electrónico:

https://www.registradores.org/registroonline/estaticas/descargas.seam

Para preparar los libros para su legalización, dispones de dos opciones:

• Presentación por libros independientes o Diario e Inventario y cuentas anuales.
• Generación automática de libros (en Excel).

Presentación por libros independientes o Diario e Inventario y cuentas anuales.

Para ello, genera los ficheros desde la aplicación, en un formato admitido por el Registro Mercantil, en este caso pueden ser tanto ficheros .xls, .xlsx, así como ficheros en formato PDF.

Recuerda que cualquier informe puede ser generado en Excel.

Para obtener ficheros .xlsx, accede a la ventana de impresión del informe que desees obtener, por ejemplo, en el Diario Oficial.

Selecciona la opción Generar en EXCEL.

Selecciona y modifica, si lo deseas, la ruta donde vas a guardar el archivo y su nombre, así como las casillas Abrir la carpeta de destino después de generar el archivo y Visualizar Excel después de generar el archivo.

En el desplegable Tipo de destino selecciona la opción Microsoft Excel 97/2003 para generar un fichero XLS o la opción Microsoft Excel 2007/2015 para generar un fichero XLSX.

Pulsa el botón Aceptar y el fichero Excel se creará en la carpeta que has especificado.

Para obtener ficheros .PDF, accede a la ventana de impresión del informe que deseas obtener, por ejemplo, en el Diario Oficial.

Selecciona la opción Generar en PDF.

Selecciona y modifica, si lo deseas, la ruta donde vas a guardar el archivo y su nombre, así como las casillas Abrir la carpeta de destino después de generar el archivo y Visualizar PDF después de generar el archivo.

Pulsa el botón Aceptar y se creará el fichero en la carpeta que has especificado en formato PDF.

Una vez creados los libros que se van a legalizar, genera el fichero para importarlo en el programa Legalia2.

Para ello, selecciona la solapa Impresión > grupo Depósito > icono Registro Mercantil > opción Legalización de libros.

En la siguiente ventana, selecciona en la lista desplegable Formato, la opción Presentación por libros independientes o Diario e Inventario y cuentas anuales.

En la ventana Preparación de libros para su legalización debes:

1. Especificar los libros a legalizar, indicando la ruta de cada uno de ellos, los hayas generado en .xls, .xlsx o en formato PDF.
2. Cumplimenta la información de la solicitud de legalización que será impresa junto a la huella de los libros (en caso de presentación digital desde Legalia2) o adjuntada en el fichero de datos (en caso de presentación telemática de los libros).
3. Pulsa el botón Configuración, para indicar la carpeta donde se encuentra instalado el programa Legalia2 y cumplimenta el apartado relativo a la Identificación del presentante.

Apartado Ruta de instalación de Legalia2:

Apartado Identificación del presentante:

1. Una vez que están todos los campos cumplimentados, pulsa el botón Aceptar y a continuación, pulsa el botón Proceder. La aplicación genera el archivo para posteriormente importarlo en el programa Legalia2 y muestra el siguiente mensaje:

Seguidamente, ejecuta el programa Legalia2 y pulsa en la solapa Formulario, opción Abrir, y muestra una pantalla informativa con las empresas y ejercicios a legalizar.

Al pulsar el botón Abrir se muestran los datos identificativos del empresario o entidad que hace la solicitud y la identificación del presentante.

Igualmente, y para el caso de cambiar la ruta que por defecto asigna el programa Legalia2 puedes acceder a dicha pantalla mediante la opción Importar de la solapa Formulario.

En la ventana Importar una legalización de libros localiza la legalización generada por la aplicación con el nombre (Código de empresa - Ejercicio) y utilizando como Descripción de la legalización la denominación de la empresa en el programa.

Al pulsar el botón Importar. En pantalla, tendrás el modelo de la legalización.

Puedes incorporar al fichero de Legalia2 cualquier otro documento como la memoria, estado de flujos, estado de cambios en el patrimonio neto, actas… lo debes hacer de la siguiente forma:

1. Dentro de Legalia2, ve a la solapa edición y selecciona datos de libros.

1. En el campo Tipo elige uno de los libros que desees añadir dentro del desplegable.

Se muestra la ventana Especificar datos de Los libro.

Nota: si el documento que quieres agregar al fichero no está dentro del desplegable, selecciona la opción Otros.

1. En la pantalla anterior y si procede, puedes modificar los datos relativos a número de diario, fechas de apertura o cierre, y fecha cierre última legalización. Para ello, sitúate en el registro a Modificar.

Una vez importados y comprobados todos los datos, puedes realizar la presentación de los libros.

Esta presentación ha de efectuarse telemáticamente.

Puedes optar por generar el fichero o bien generar el fichero y enviarlo automáticamente.

• Opción 1. Generar ZIP

Entra en la solapa Formulario > opción Generar ZIP.

A continuación, se genera el fichero ZIP.

A través de la solapa Formulario > opción Generar instancia obtendremos el informe de la instancia de presentación correspondiente a la legalización activa.

Informe de la instancia de presentación.

El fichero .ZIP es el que tienes que cargar en el portal de presentación telemática para la presentación en el Registro Mercantil.

• Opción 2. Generar ZIP y enviar

Mediante esta opción, puedes generar y enviar el fichero .ZIP correspondiente a la legalización y proceder a su envío telemático directamente desde el programa Legalia2 al Registro Mercantil correspondiente, junto con los ficheros complementarios si es que han sido añadidos. Igualmente, es posible elegir la opción de realizar la conexión con el portal de Registradores habilitado para el envío telemático de la legalización, www.registradores.org

Para acceder a dicho servicio debes disponer de un certificado de firma electrónica y estar de alta en el portal.

Accede a la solapa Formulario > opción Comprobar Reglas para verificar si los datos de la legalización son correctos.

Para proceder al envío, accede a la solapa Formulario > opción generar ZIP y enviar.

Selecciona el Tipo de entrada en el Registro, dependiendo si es la primera vez que la legalización se va a presentar o bien si es una subsanación de una presentada.

Añade en su caso, los Ficheros complementarios que consideres, en formato PDF, (ejemplo: certificado de cierre de libros contables legalizado anteriormente en blanco y soporte papel...)

Pulsa a continuación el botón Enviar.

Debes seleccionar el certificado con el que vas a realizar la presentación, que tiene que estar asociado a un usuario en alta en www.registradores.org.

Generación automática de libros (en Excel).

En la ventana Preparación de libros para su legalización debes:

1. Seleccionar los libros a legalizar, marcando las casillas de los apartados: Libros, Cuentas Anuales, Balances trimestrales y Balance Anual. Puedes incluir también la Memoria.

1. Cumplimenta la información de la solicitud de legalización que será impresa junto a la huella de los libros (en caso de presentación digital desde Legalia2) o adjuntada en el fichero de datos (en caso de presentación telemática de los libros).
2. Pulsa el botón Configuración, para indicar la carpeta donde se encuentra instalado el programa Legalia2 y cumplimentar el apartado relativo a la Identificación del presentante.
3. Por último, pulsa el botón Proceder, el programa genera automáticamente los libros y el fichero para la presentación

La presentación del fichero para el formato Generación automática de libros (en Excel) se hace de la misma forma en el programa de Legalia2.